كيفية استخدام خاصيتي النص التلقائي (AutoText) والتصحيح التلقائي (AutoCorrect) في Microsoft Word

بالرغم من أنّ خاصيتي AutoText و AutoCorrect غير مرتبطتين وذات وظائف مختلفة تماما، إلّا أننا سنقوم بشرحها معا في هذا الدرس لأنّ كلتيهما لها فائدة في توفير الوقت عند العمل على مستندات وورد.

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

النص التلقائي AutoText

تعتبر هذه الخاصية مفيدة على وجه الخصوص عندما يكون لديك بعض العبارات التي تتكرر كثيرا في مستنداتك، حيث تقوم بإكمال العبارة بمجرد كتابة الكلمة الأولى منها.

لنفترض أنّ لدينا عبارة تتكرر مرات عديدة في المستند الذي نعمل عليه حاليا، أو في غيره من المستندات، ولتكن "أكاديمية حسوب" مثلا. عندما نقوم بإضافتها إلى معرض النصوص التلقائية سنوفر بعض الوقت بكتابة كلمة واحدة من العبارة، ثم نترك خاصية النص التلقائي تكملها.

نحدد الكلمة التي نريد تحويلها إلى نص تلقائي، ثم نذهب إلى تبويب:

إدراج Insert > الأجزاء السريعة Quick Parts > نص تلقائي AutoText > حفظ التحديد إلى معرض النصوص التلقائية Save Selection to AutoText Gallery

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

من قائمة Gallery نحدد المعرض الذي نريد حفظ النص فيه. الخيار الافتراضي هو معرض النص التلقائي AutoText، وهو ما نريده. ومن قائمة Category نحدد فئة النص، وهذا في حالة أنّك تقوم بحفظ الكثير من النصوص التلقائية وترغب في تصنيفها إلى فئات (يمكنك إنشاء فئات جديدة).

أما قائمة Save in، فمنها نحدد مكان حفظ النص، والخيار الافتراضي هو الحفظ في القالب العادي، وبذلك نستطيع استخدام هذا النص التلقائي في جميع المستندات التي يُستخدم فيها القالب العادي:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

ستتم إضافة النص إلى معرض النصوص التلقائية، وفي المرة القادمة التي نكتب فيها الكلمة الأولى من العبارة (أو حتى جزء منها) سيظهر تلميح على الشاشة يخبرنا أن نضغط على مفتاح Enter لإدراج العبارة بأكملها:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

يمكننا حفظ مختلف العبارات مهما كان طولها، علما أنّه يمكن حفظها كنص تلقائي مع تنسيق مخصص أيضًا.

سنقوم مثلا بحفظ العبارة "بسم الله الرحمن الرحيم" بحجم 12 ولون أحمر:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

في المرة القادمة التي نريد فيها استخدام هذه العبارة، سيتم إدراجها بنفس التنسيق المطبّق عليها عند الحفظ (حتى وإن كنا نستخدم تنسيق مختلف حاليا):

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

يمكننا أيضا إدراج النصوص التلقائية بالنقر عليها من معرضها:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

لنتحدث عن الأجزاء السريعة Quick Parts بصورة عامة. تُتيح هذه الأداة إمكانية حفظ النصوص أو العناصر الجرافيكية ومن ثم إدراجها بصورة سريعة إلى المستند دون الحاجة إلى إعادة كتابتها أو نسخها ولصقها. يمكنك مثلا حفظ معلوماتك الشخصية، عنوانك، أو أي محتوى آخر إلى معرض الأجزاء السريعة.

لحفظ أي نص أو عنصر جرافيكي (أو كليهما معًا) نقوم بتحديدها جميعها ثم نذهب إلى تبويب:

إدراج Insert > الأجزاء السريعة Quick Parts > حفظ التحديد بمعرض الأجزاء السريعة Save Selection to Quick Parts Gallery

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

سيُفتح نفس مربع الحوار Create New Building Block. سنلاحظ أنّ الخيارات الافتراضية هي إدراج الكتلة في معرض الأجزاء السريعة Quick Parts وحفظها مع مجموعة كتل الإنشاء Building Blocks. نبقي الخيارات كما هي ثم ننقر على موافق OK:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

بعد إضافة الكتلة إلى معرض الأجزاء السريعة، يمكننا إدراجها لاحقًا بوضع مؤشر الكتابة في الموضع الذي نريده والنقر عليها:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

ملاحظة: العنوان المستخدم في المثال وهمي، وليس له صلة بالواقع.

قبل حفظ الكتلة تأكد من خلوها من الأخطاء، إذ لا تتاح إمكانية تحرير الأجزاء السريعة وتعديلها. بدلا من ذلك يمكنك حذف الجزء السريع وإعادة إنشائه. كما يمكنك تعديل خصائصه.

لتعديل خصائص الأجزاء السريعة أو حذفها نذهب إلى تبويب:

إدراج Insert > الأجزاء السريعة Quick Parts > منظم كتل الإنشاء Building Blocks Organizer

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

يحتوي مربع الحوار Building Blocks Organizer على جميع كتل الإنشاء المضمنة في البرنامج، ويقصد بها العلامات المائية، أرقام الصفحات، الرؤوس Headers...إلخ. نحدد الكتلة التي نريد تعديل خصائصها ثم ننقر على Edit Properties:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

يمكننا تغيير اسم الكتلة Name، أو إنشاء فئة جديدة. بعد إجراء التغييرات المرغوبة ننقر على موافق OK:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

أما إذا أردنا حذف الكتلة من معرض الأجزاء السريعة، ننقر على Delete:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

بما أنّ منظم كتل الإنشاء يحتوي على العشرات من الكتل، قد يكون من الصعب أحيانا العثور بسرعة على ما ترغب في تعديله أو حذفه، لذلك من الأفضل استخدام الطريقة البديلة لفتح منظم كتلة الإنشاء.

ننقر على الجزء السريع بزر الفأرة الأيمن ونختار تنظيم وحذف Organize and Delete:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

بهذه الطريقة سننتقل مباشرة إلى الجزء المحدد، وبذلك نقوم باتخاذ الإجراء المرغوب.

الأمر نفسه ينطبق على النصوص التلقائية، حيث يمكننا تعديل خصائصها أو حذفها بفتح مربع الحوار Building Blocks Organizer، أو النقر بزر الفأرة الأيمن عليها من معرض النصوص التلقائية واختيار Organize and Delete، ثم اتخاذ الإجراء المرغوب:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

التصحيح التلقائي AutoCorrect

يتم بواسطة خاصية AutoCorrect تصحيح الكثير من الأخطاء الإملائية الشائعة بصورة تلقائية وسريعة جدا. كما يتم تحويل الاختصارات النصية الشائعة إلى الرموز التي تمثلها. على سبيل المثال عند كتابة نقطتين مع قوس إغلاق هلالي [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة] سيتحول الاختصار إلى رمز وجه باسم تلقائيا. بالإضافة إلى ذلك يتم تحويل الحروف الإنجليزية في بدايات الجمل (أو أسماء الأعلام) إلى أحرف كبيرة Upper Case تلقائيا.

لضبط إعدادات التصحيح التلقائي نذهب إلى تبويب:

ملف File > خيارات Options

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

من مجموعة التدقيق Proofing ننقر على خيارات التصحيح التلقائي AutoCorrect Options:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

في مربع الحوار AutoCorrect سنجد قائمة بجميع الاختصارات النصية والرموز التي تقابلها، بالإضافة إلى جميع الكلمات التي يُخطئ الناس غالبا في كتابتها مع تصحيحاتها المناسبة:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

على سبيل المثال، نجد أنّه عند كتابة علامتي يساوي == مع قوس إغلاق مثلث > سيتحول إلى سهم أسود اللون تلقائيا. وكذلك عند كتابة كلمة "ابادة" بدون همزة أسفل حرف الألف، ستتحول تلقائيا إلى الإملاء الصحيح "إبادة".

يمكننا من نفس مربع الحوار إضافة إدخال مخصص. مثلا، استبدال الحرفين "أ" و"ح" بعبارة "أكاديمية حسوب" تلقائيا كلما قمنا بكتابة تلك الأحرف:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

ننقر على إضافة Add ثم موافق OK:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

بهذه الطريقة سنوفر بعض الوقت بكتابة حرفين بدلا من 12 حرف.

يمكنك إضافة أي إدخال كان إلى قائمة التصحيح التلقائي، مثل الكلمات التي تُخطئ دائما في كتابتها.

سنقوم، مثلا، بضبط التصحيح التلقائي لاستبدال كلمة "بطيئ" بالكلمة ذات الإملاء الصحيح، "بطيء"، كلما قمنا بكتابتها على الوجه الخاطئ:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

لا يقتصر الإدخال الذي قمت بإضافته إلى قائمة التصحيح التلقائي على المستند الذي تعمل عليه حاليا فقط، وإنّما سيعمل على كل المستندات التي تحررها من جهازك.

فإذا قمنا بفتح مستند جديد وكتبنا كلمة "بطيئ" ستحول تلقائيا إلى "بطيء":

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

بالإمكان التراجع عن التصحيح التلقائي بالضغط على مفتاحي CTRL+Z، أو بالنقر على زر التراجع الذي يظهر تحت الكلمة المصححة واختيار التغيير إلى...Change Back to:

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

ملاحظة: إذا قمت بمشاركة المستند مع زملائك، لن تعمل التصحيحات التلقائية المخصصة التي قمت بإضافتها يدويا، فهي تعمل على نسخة البرنامج المثبّت على جهازك فقط.

منقول للافادة

» كيفية استخدام مربعات النص Text Boxes في Microsoft Word
» كيفية استخدام خاصية البحث والاستبدال في Microsoft Word بفاعلية
» كيفية استخدام فواصل المقاطع Section Breaks وفواصل الصفحات Page Breaks في Microsoft Word
» أساسيات استخدام الأنماط (Styles) وتخصيصها في Microsoft Word
» كيفية إنشاء الجداول في Microsoft Word